Dicas para o trabalho virtual em grupo de pequena dimensão

Dicas para a participação em comunicação síncrona em ferramentas de conferência

Dicas para a participação em fóruns

Dicas para a participação em chats

Dicas para a redação de e-mails

Dicas para trabalho virtual em grupo de pequena dimensão

• Trocar os detalhes de contacto
• Discutir à partida o necessário para boa cooperação. Por exemplo:
• Que estilos de trabalho estão representados no seu grupo?
• Que formas de comunicação prefere?
• Em que horários está disponível para contribuir para o trabalho?
• O que considera uma distribuição justa das tarefas e como se pode garanti-la?
• Discutir a abordagem comum de forma detalhada. Por exemplo:
• O que gostaria de discutir e editar em modo síncrono ou assíncrono?
• Que ferramentas prefere utilizar? Onde gostaria de armazenar ficheiros e documentos?
• Quem irá trabalhar em cada tarefa? Como pretende envolver os outros, caso seja necessário?
• Quando planeia começar a executar?
• Como planeia informar os outros sobre novos dados e/ou que existe uma nova tarefa?
• Que tempos de resposta esperam uns dos outros?
• Distribuir tarefas individuais e tentar não fazer tudo em conjunto.
• Trabalhar de forma tão transparente quanto possível de modo a que todos estejam sempre informados.
• Quando solicitar feedback, indique os prazos para resposta.
• Para cada uma das fases de trabalho individual, nomeie uma pessoa do grupo como moderador que avaliará o processo de trabalho conjunto nesta fase. Garanta que esse papel é rotativo dentro do grupo.
• Refletir regularmente na cooperação e resultados do grupo. Por exemplo:
• O que fazer para melhorar o trabalho do grupo e os resultados?
• o O que é necessário da parte de outros?
• Se possível, utilize também formas síncronas de comunicação, já que os desentendimentos poderão ser reconhecidos e clarificados de forma mais célere.
• Caso surja qualquer questão, deverá clarificá-la imediatamente com a parte envolvida.
• Apoiar mutuamente, por exemplo, com questões técnicas.
• Fortalecer o outro sempre que alguém se sentir desmotivado.
• Tratar os outros com respeito. Agradecer sempre pelo apoio recebido e elogiar o bom trabalho.
• Falar sobre outros assuntos para além da tarefa que se tem em mãos, promovendo conhecimento mútuo e criando relações de confiança. Criar lugares e tempos virtuais para esse efeito.

Dicas para a participação em comunicação síncrona em ferramentas de conferência

• Testar toda a tecnologia necessária numa primeira fase:
• Dispõe de todos os dados de acesso?
• A sua conta está acionada?
• Tem a bateria está carregada ou ligada através de cabo?
• O headset está conectado? O som funciona em ambas as direções do headset? Funciona na aplicação ou software que está a utilizar?
• Ajustou a câmara e testou as definições de video?
• Verificou o que a câmara está a transmitir (inadvertidamente) no pano de fundo?
• Consegue aceder à sala virtual?
• Utilize um headset se for possível e se pretender falar quando comunicar online, já que de outro modo os ruídos e o eco prejudicarão o progresso da reunião.
• Desligar todo o equipamento técnico que possa interferir e de que não vá fazer uso.
• Evitar realizar outras funções no computador, já que poderá levar a complicações técnicas.
• Se não quiser pronunciar-se sobre o assunto em discussão, por favor desligue o áudio para que o ruído de fundo não seja transmitido e não disturbe a conversa.
• Se existir um chat em complemento a uma aula síncrona, por favor utilize-o apenas quando e para os efeitos solicitados pelo professor.
• Utilize as opções existentes para cada ferramenta, tal como a função “levantar a mão”.
• Assinale a sua ausência, caso exista essa opção.

Dicas para participação em fóruns

• Subscrever fóruns relevantes.
• Antes de colocar uma questão, utilize primeiro a função de busca e verifique se a sua questão já foi anteriormente colocada e respondida.
• O assunto pode ajudá-lo a acompanhar a questão. Por isso, escolha cuidadosamente:

• Exemplo de linha de assunto no fórum para grupo de pequena dimensão:

  1.1 Recolha de ideias (até 23.04.2020)

  Significado: Marco 1, Passo 1, Tarefa, prazo para submissão da tarefa

• o Exemplo de resposta:

  1.1 Recolha de ideias (até 23.04.20), criado o MindMap

  Significado: a informação adicional indica o conteúdo da nova publicação

• Na contribuição inicial, deverá escrever a questão a ser discutida (se possível com contexto) e/ou, por exemplo, no caso de grupo de trabalho de pequena dimensão auto-organizado, a descrição da tarefa específica, incluindo instruções sobre como aceder ao material necessário.
• Clarificar a que e a quem está a referir-se na sua contribuição. Pode assinalar uma referência pessoal com “@nome”.
• Agradeça as questões úteis às suas questões e reconheça as tentativas de ajuda.
• Evite a ironia, já que pode ser mal-entendida.
• • Permaneça objetivo e agradecido.
• Não escreva palavras em LETRAS MAIÚSCULAS, por poderem ser interpretadas como gritos.
• Cumpra as regras ortográficas e gramaticais, respeitando a utilização de letras maiúsculas e minúsculas, para garantir que as publicações são compreensíveis.
• • Para fóruns moderados por si (por exemplo, dentro de um grupo de trabalho pequeno)
• o Se necessário, anuncie os horários em que estará online.
• Ajude os seus colaboradores que se juntaram numa fase mais tardia com sumários internos. A sua linha de assunto poderá ser:
• 1.1 Recolha de ideias (até 23.04.20), sumário interno.
• Pergunte se alguma informação é ambígua ou incompreensível.
• Relacione as contribuições com cada pessoa. Por exemplo: “A escreve isto, B escreve aquilo. O que poderemos fazer para considerar ambos na solução da tarefa?”
• Redija um sumário da discussão no final e disponibilize-o a todos os participantes.

Dicas para Participação em Chats

• Expanda a sua janela de chat para que consiga visualizar várias mensagens ao mesmo tempo.
• Registe-se em chats de plataformas de aprendizagem protegidas (ex. OpenOLAT) com o seu nome, a não ser que o chat seja anunciado pelo docente como anónimo (para efeitos de transparência na avaliação, por exemplo).
• Acompanhe os anúncios do moderador do chat.
• Foque-se no tópico principal acordado e não inicie outros subtópicos.
• Faça clara referência à sua contribuição, por exemplo @Pedro, @Cooperação.
• Seja tão sucinto quanto possível.
• Se existir necessidade de textos mais longos, poderá enviar a primeira parte do texto e destacá-la com “…”, para garantir que existe outra parte a ser enviada. É uma forma de pedir aos outros para aguardar.
• Se não conseguir acompanhar o ritmo, reporte a situação escrevendo “Demasiado rápido” no chat.
• Evite a ironia, já que pode ser mal-entendida.
• Permaneça objetivo e agradecido.
• Não escreva palavras em LETRAS MAIÚSCULAS, por poderem ser interpretadas como gritos.
• Nos chats poderá utilizar emojis para clarificar a sua afirmação ou para aprovação.
• Gralhas em chats rápidos não são mal entendidas. Contudo, cumpra as regras ortográficas e gramaticais, respeitando a utilização de letras maiúsculas e minúsculas, para garantir que as mensagens são compreensíveis.

Dicas para a Redação de E-mails

• Pndere de antemão se o e-mail é realmente necessário ou se poderá responder à sua questão com uma breve pesquisa.• Considere de antemão se o e-mail é realmente necessário ou se poderá responder à sua questão com uma breve pesquisa.
• Utilize um endereço de e-mail sério, de preferência o seu endereço institucional.
• Escolha uma linha de assunto significativa.
• Crie um novo e-mail quando iniciar um novo tópico e não a função de ‘Responder’ a e-mails anteriores.
• Use a forma correta saudação e despedida, por exemplo:
• Saudação: "Estimado Professor Matos”
• Fórmula de despedida: "Com os melhores cumprimentos”
• Se responder, adapte-se à forma de saudação e despedida do e-mail recebido.
• Formule o seu pedido de forma clara e concisa.
• Estruture o seu e-mail e destaque qualquer informação relevante como datas de reuniões.
• Cumpra as regras ortográficas e gramaticais, respeitando a utilização de letras maiúsculas e minúsculas.
• Não utilize emojis.
• Seja cortês e evite a ironia.
• Inclua os seus detalhes de contacto se desejar ser contactado.
• Envie anexos em formato PDF em vez de, por exemplo, um ficheiro Word, a não ser que haja uma razão válida para fazê-lo. Assegure-se de  que os anexos não são demasiado grandes.
• Antes de enviar, coloque-se na posição do destinatário: que efeito teria esse e-mail em si?
• Se escrever um e-mail para diversas pessoas que não se conhecem, coloque-as em BCC e refira a que pessoas o e-mail é dirigido (a todos os participantes da disciplina...).
• Aguarde por um período de tempo razoável antes de enviar um lembrete.