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COS’E’ ZOOM?

 

 

COME FUNZIONA ZOOM?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

COS’E’ ZOOM?

 

Zoom è una piattaforma di videoconferenza basata su cloud. È stata creata come soluzione per effettuare riunioni online (solo video, audio o entrambi). Questo servizio permette di fruire delle seguenti funzionalità: videoconferenze di gruppo, chat dal vivo, condivisione dello schermo, registrazione di sessioni ed altre funzionalità.

 

 

Caratteristiche principali di Zoom

 

Video e audio Ripresa delle videocamere dei partecipanti Conferenze solo audio
Pianificazione Protezione con password Crittografia end-to-end
Sale d'attesa Personalizzazione del profilo Sfondi virtuali
Condivisione di file Messaggistica istantanea Condivisione dello schermo
Lavagna Alzata di mano virtuale Sondaggi
Stanze per gruppi di lavoro Registrazioni delle riunioni Sala riunioni personali

 

Zoom offre diversi piani tariffari inclusa una versione gratuita. Tuttavia, questa versione ha delle limitazioni, in particolare un limite massimo di 40 minuti per ogni riunione. Si consiglia di accedere a questa piattaforma tramite il single sign-on (SSO).

Grazie al single sign-on, è possibile accedere a Zoom utilizzando le proprie credenziali istituzionali. In questo modo sarete collegati tramite l’account della vostra organizzazione di appartenenza.

 

 

 

COME FUNZIONA ZOOM?

 

Scaricare e installare Zoom

 

Per scaricare e installare Zoom sul desktop, accedere al seguente link: https://zoom.us/download (Download Center) e cliccare su “Scarica” (Download) (1).

 

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Salvare il file scaricato (2) e fare doppio clic su di esso per avviare il programma di installazione.

L'app zoom sarà installata sul vostro computer.

 

2
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Nell’area di download è possibile trovare i collegamenti per poter installare Zoom sui propri dispositivi mobili. È disponibile anche un plug-in per integrare un pulsante sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook. Il pulsante permette di iniziare o pianificare riunioni con un clic.

 

 

 

Partecipazione a una riunione Zoom

 

Esistono tre modi per partecipare a una riunione Zoom:

 

 

 

 

Pianificare una riunione su Zoom

 

  1. Aprire Zoom e nella homepage cliccare su “Pianifica” (Schedule).

    2.  

    9

     

  2. Verrà visualizzata una finestra in cui è possibile inserire le opzioni della riunione.

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  1. Argomento (Topic) - fornire una breve descrizione della riunione.

  2. Data (Date) – inserire le informazioni sul giorno e sull'orario della riunione (fare attenzione al fuso orario).

  3. Durata(Duration) – Specify the planned duration for your meeting.

  4. Riunione ricorrente (Recurring meeting): selezionare questa opzione se la riunione si svolge ad intervalli regolari di tempo (ad esempio, settimanalmente).

  5. ID della riunione (Meeting ID) - selezionare "Genera automaticamente" (Generate Automatically). L'ID della riunione personale si riferisce a una stanza virtuale assegnata per uso personale, chiunque abbia il link può accedervi in qualsiasi momento. Quest'ultima opzione non è consigliata per la pianificazione delle riunioni.

  6. Sicurezza (Security) – per controllare meglio chi partecipa alla riunione, si può aggiungere:

    7.  

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  7. Video: sia l’organizzatore che i partecipanti possono accedere alla riunione con il video attivato o disattivato.

  8. Audio – si consiglia di selezionare sia l'audio del telefono che quello del computer. In questo modo i partecipanti, quando accedono alla riunione, possono scegliere l'opzione audio migliore.

  9. Calendario (Calendar) - si può aggiornare il proprio calendario personale con le informazioni relative alla riunione.

  10. Opzioni avanzate   (Advanced Options) – permettono di impostare ulteriori opzioni relative all'inizio della riunione, come ad esempio, la registrazione automatica.

  11. Fare clic su "Salva" (Save) per completare la pianificazione.

 

 

 

Organizzare una riunione su Zoom

 

Di seguito, la schermata che apparirà quando si organizza una riunione su Zoom.

 

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Passiamo in rassegna delle sezioni contenute in questa schermata per comprendere meglio tutte le funzionalità disponibili.

 

 

 

I – Barra degli strumenti di Zoom

 

Nella parte inferiore dello schermo si trova una barra degli strumenti con diverse opzioni per rendere il proprio incontro virtuale più piacevole e interattivo.

 

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Queste sono le funzionalità disponibili:

 

Audio:

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Cliccando direttamente su questa icona è possibile disattivare e riattivare l'audio.

 

Cliccando sulla freccia nell'angolo in alto a destra si accede alle Impostazioni Audio. Qui si possono selezionare le sorgenti del microfono e dell'altoparlante. 

 

 

Video

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Cliccando direttamente su questa icona è possibile interrompere e avviare la trasmissione video.

 

Cliccando sulla freccia nell'angolo in alto a destra si accede alle Impostazioni video. Qui si può selezionare la videocamera, scegliere uno sfondo virtuale o un filtro. 

 

 

Sicurezza (Security):

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Cliccando su questa icona si possono gestire le opzioni di sicurezza della propria riunione. È possibile:

 

 

 

Partecipanti (Participants):

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Cliccando su questa icona si aprirà l'elenco dei partecipanti sul lato destro della finestra Zoom (II). 

 

Cliccando sulla freccia nell'angolo in alto a destra si possono invitare altri utenti a partecipare alla propria riunione.

 

 

Sondaggi (Polling):

 

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Questa funzione consente di creare dei semplici sondaggi per coinvolgere il pubblico.

 

Nel portale Zoom, è possibile creare il sondaggio, quando si sta pianificando la riunione. Si può creare il sondaggio anche durante l'incontro, cliccando sull'icona "Sondaggio". Apparirà una finestra, per proseguire cliccare su "Crea".

 

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Di seguito, si verrà reindirizzati al portale Zoom, dove si potrà creare il nuovo sondaggio.

 

(1) Dare un nome al proprio sondaggio.

(2) Scrivere la domanda.

(3) Scrivere le possibili opzioni/scelte.

(4) Avviare il sondaggio.

 

Ai partecipanti della riunione verrà chiesto di rispondere alle domande del sondaggio.

L'organizzatore potrà vedere i risultati dal vivo (5).

Per interrompere il sondaggio fare clic su “Termina sondaggio” (End Poll) (6).

 

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Facendo clic su "Condividi risultati" (Share Results) si possono condividere i risultati del sondaggio con i partecipanti alla riunione.

È possibile ottenere un resoconto dei sondaggi, utilizzando il pulsante per il download. Questo avvierà il proprio browser web predefinito in modo da poter scaricare l'intero resoconto con le scelte effettuate da ciascun partecipante. 

 

 

Chat:

 

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Cliccando su questa icona si aprirà la finestra di messaggistica sul lato destro della finestra Zoom (III). 

 

Scopri di più sulla partecipazione alle chat. 

 

 

Condivisione dello schermo (Share Screen):

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Facendo clic sulla freccia nell'angolo in alto a destra è possibile consentire a uno o più partecipanti di condividere il proprio schermo o i propri schermi contemporaneamente.

 

Quando si clicca su questa icona, apparirà una finestra con diverse opzioni da selezionare. La prima (Schermo/Screen) consentirà di condividere tutto ciò che è visibile sul proprio schermo personale. Si può anche scegliere di condividere solo la lavagna (dove poter scrivere), il contenuto del proprio iPhone/iPad oppure solo un file specifico già aperto sul desktop, come una presentazione PowerPoint o un video. 

 

Se il contenuto che si sta per condividere contiene l'audio, si dovrà selezionare l'opzione "Condividi suono" (Share sound) nell'angolo in basso a sinistra di questa finestra.

 

Dopo aver selezionato le opzioni desiderate, fare clic su "Condividi" (Share).

 

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Registrazione (Record):

 

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Si può iniziare a registrare la propria sessione Zoom durante la riunione. Dopo aver fatto clic su questa icona, sullo schermo di ogni partecipante verrà visualizzato un messaggio che informa che la sessione è in fase di registrazione. Il seguente simbolo apparirà nella parte superiore della finestra:

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Si può mettere in pausa o interrompere la registrazione in qualsiasi momento.

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Al termine della riunione, la registrazione verrà convertita nel formato mp4 e si potrà salvare sul proprio computer.

 

 

Trascrizione dal vivo (Live transcript)

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Questa funzione abilita la generazione dei sottotitoli durante la riunione. In particolare, fornisce la trascrizione delle comunicazioni orali.

 

 

Stanze per gruppi di lavoro (Breakout Rooms):

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Solo l'organizzatore o il co-organizzatore possono vedere questa icona.

 

Le stanze per gruppi di lavoro sono sessioni separate rispetto alla riunione Zoom principale. Consentono ai partecipanti di incontrarsi in gruppi più piccoli e sono completamente isolati dalla sessione principale in termini di audio e video. Le stanze per gruppi di lavoro possono essere utilizzate per la collaborazione e per le discussioni sulla riunione in corso.

 

Il primo passaggio consiste nel fare clic sull'icona in questione. Di seguito, apparirà una finestra pop-up contenente le opzioni per creare un numero specifico di stanze per gruppi di lavoro. I partecipanti possono essere assegnati ad ogni stanza:

 

Cliccando su "Crea" (Create) (1) verranno generate le stanze per gruppi di lavoro. 

Apparirà anche una nuova finestra pop-up. Dopo aver creato le stanze, si possono sempre spostare i partecipanti da una stanza all'altra. Si possono anche rinominare le stanze cliccando sulla loro etichetta (2).

Nella parte inferiore di questa finestra è possibile trovare un pulsante con le "Opzioni" (Options) (3), con le seguenti impostazioni da poter controllare:

 

Se necessario, si possono aggiungere altre stanze per gruppi di lavoro facendo clic su "Aggiungi una stanza" (Add a Room) (4).

 

Dopo aver impostato tutte queste opzioni, è possibile aprire le stanze di lavoro facendo clic su "Apri tutte le stanze" (Open All Rooms) (5).

 

L'organizzatore può entrare in una stanza per gruppi di lavoro in qualsiasi momento.

 

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Reazioni (Reactions):

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Cliccando su questa icona si può trovare un elenco di emoticon da cui è possibile scegliere quella che rappresenta meglio la propria reazione da utilizzare durante una riunione. Questa emoticon apparirà nell'angolo del proprio schermo per essere vista da tutti.

 

Se si vuole dire qualcosa, fare clic su "Alza la mano" (Raise Hand). L'icona apparirà sullo schermo e nell'elenco dei partecipanti, in modo che l'organizzatore possa dare la parola a chi lo ha richiesto.

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Applicazioni (Apps):

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Aggiungere applicazioni per migliorare la propria esperienza Zoom.

 

 

Altro:

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Qui si possono trovare le opzioni per trasmettere la propria riunione in diretta streaming ad esempio, su Facebook o su Youtube.

 

 

Barra in alto (Top bar):

 

C'è anche una barra nella parte superiore della finestra, che mostrerà la seguente icona, sulla sinistra:

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Facendo clic su questa icona verranno presentati i dettagli di base sulla riunione, come il collegamento e l'ID della riunione.

 

 

Fine riunione (End Meeting):

 

Quando si vuole terminare o abbandonare la riunione Zoom, fare semplicemente clic su "Fine" (End).

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Di seguito, appariranno queste due opzioni:

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Se siete un organizzatore della riunione e scegliete di uscire senza terminare la riunione, il ruolo dell'organizzatore verrà assegnato al co-organizzatore (co-host).

 

 

 

II – Lista dei partecipanti

 

Facendo clic sull'icona dei partecipanti, si aprirà una sezione sul lato destro della finestra Zoom (II) con l'elenco dei partecipanti.

 

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Se siete un organizzatore, vedrete i partecipanti che sono ancora in sala d'attesa.

 

In qualità di organizzatore, passando sopra il nome di un partecipante specifico, sarà possibile intraprendere le seguenti azioni nei loro confronti:

 

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È possibile disattivare l’audio di ogni partecipante. Facendo clic su “Altro” (More), queste sono le opzioni disponibili:

 

 

 

III – Finestra della chat

 

Quando si fa clic sull'icona della chat, si aprirà una sezione sul lato destro della finestra Zoom (III) dove sarà possibile inviare messaggi (1), file (2) o emoticon (3) a tutti i partecipanti contemporaneamente o a un partecipante specifico, in privato (5).

 

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Facendo clic su "..." (4), è possibile salvare il contenuto della chat.

 

 

 

IV – Schermata organizzatore

 

Questa sezione della finestra Zoom mostra il video e il nome dell'organizzatore. Mostrerà anche, le reazioni dell'organizzatore, il simbolo per silenziare e riattivare il microfono e un'immagine del profilo o solo il nome, nel caso in cui l'organizzatore abbia il video disattivato. 

Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su questa sezione, si possono eseguire diverse azioni che si trovano anche nella barra degli strumenti in basso.

In particolare, l'organizzatore può aggiungere un'immagine del profilo o modificare il nome visualizzato.

 

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V – Schermata partecipante

 

L'organizzatore può intraprendere alcune azioni nei confronti di ciascun participante, passando sopra l'angolo in alto a destra dello schermo e facendo clic sull'icona delle opzioni (1). Di segutio, apparirà un elenco di azioni. L'organizzatore può anche eseguire le stesse azioni dall'elenco dei partecipanti (II) come accennato in precedenza.

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Resoconti

 

Nel portale Zoom è presente una sezione per i resoconti di Zoom (Zoom Reports) (1).

 

Qui si possono trovare e scaricare:

 

 

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